Kính gửi:
- Hiệu trưởng Trường Trung hoc cơ sơ (Công lập và ngoài công lập)
Căn cứ Văn bản số 2654/GDĐT-TrH ngày 07 tháng 8 năm 2018 của Sở GDĐT về hướng dẫn nhiềm vụ năm học 2018-2019;
Để chuẩn bị tốt cho việc thực hiện Cơ sở dữ liệu dùng chung của Ngành GDĐT thành phố kết nối với Cơ sở dữ liệu giáo dục Quốc gia theo chỉ đạo của Bộ GDĐT trong năm học 2018-2019, Phòng GD trung học đề nghị các đơn vị thực hiện Báo cáo về việc thực hiện Chương trình Quản lý điểm điện tử Năm học 2018 - 2019 đồng thời tiến hành thực hiện công tác chuyển trường bằng phần mềm trực tuyến. Cụ thể như sau:
1. Tất cả các đơn vị (100% đơn vị) thực hiện Sổ điểm điện tử kết nối với Hệ thống Cơ sở dữ liệu GD thành phố và kết nối với Hệ thống CSDL giáo dục Quốc gia theo chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2. Các đơn vị thực hiện báo cáo việc sử dụng Sổ điểm điện tử theo liên kết dưới đây.
Chú ý: Các đơn vị đã thực hiện các phần mềm quản lý điểm đã kết nối với CSDL chung của thành phố (Vietschool, QI,... ) sẽ tự động kết nối với CSDL dùng chung của Thành phố. Đơn vị chỉ nhập bổ sung Danh sách học sinh đầu cấp (lớp 6 - THCS; lớp 10-THPT) theo đúng Chỉ tiêu và Danh sách được duyệt. Danh sách HS chuyển trường sẽ tự động cập nhật vào CSDL chung của Thành phố và phần mềm quản lý điểm tại đơn vị. Để chuẩn bị thông tin đầy đủ, chính xác cho Cơ sở Dữ liệu toàn thành phố,các đơn vị thực hiện báo cáo theo liên kết sau:
+ Trường THPT
+ Trường THCS
Thời hạn hoàn thành báo cáo: trước 18/8/2018.
Chú ý:
+ Mã số báo cáo xem trong liên kết đính kèm - trong Mục Mã số báo cáo của đơn vị học xem tại Mục "Công khai" trên trang Thông tin của phòng GD Trung học.
+ Đối với trường PT có nhiều cấp học nhập Chỉ sử dụng 01 Mã số báo cáo là "Mã số của trường THPT" (kể cả khi nhập các báo cáo số liệu của cấp THCS và cấp THPT của trường)
+ Các đơn vị chỉ được sử dụng 01 phần mềm để kết nối với Cơ sở dữ liệu chung của thành phố.
3. Việc thực hiện Chuyển trường năm học 2018 - 2019 được thực hiện như sau:
3.1. Chuyển trường trong thành phố:
Hồ Sơ thủ tục chuyển trường thực hiện theo qui định.
Cách thức thực hiện thao tác chuyển trường qua phần mềm:
- Đơn vị quản lý học sinh mở phần mềm chuyển trường chọn học sinh trong danh sách của trường để cho phép chuyển đi.
- Đơn vị tiếp nhận chuyển đến xem xét Hồ sơ, nếu đồng ý tiếp nhận, nhà trường mở phần mềm và chọn học sinh do phần mềm chuyển trường chuyển đến để cập nhật vào Hồ sơ quản lý điểm của đơn vị.
Đối với học sinh của Thành phố (nghỉ học các năm học trước) nay đăng ký nhập học trở lại đơn vị sử dụng phần Chuyển trường này để nhập danh sách học sinh để bổ sung vào cơ sở dữ liệu chung của thành phố và để báo cáo cơ quan quản lý.
3.2. Chuyển trường ngoài thành phố:
Hồ Sơ thủ tục chuyển trường thực hiện theo qui định.
Cách thức thực hiện qua phần mềm chuyển trường:
3.2.1. Chuyển trường đi:
- Đơn vị quản lý học sinh mở phần mềm chuyển trường chọn học sinh để thực hiện chuyển đi (chọn đi Tỉnh khác hay đi Du học NN).
Lưu ý: Các đơn vị khi cho phép chuyển trường đi phải thực hiện bước này để dữ liệu sẽ chuyển về Phòng GDĐT Q/H (đối với HS trường THCS), về Phòng GD Trung học - Sở GDĐT (nếu là trường HS THPT hoặc trường PT nhiều cấp học có cấp THPT). Khi đó Phòng GD Trung học - Sở GDĐT (nếu là HS trường THPT hoặc trường PT nhiều cấp học có cấp THPT) và Phòng GDĐT Q/H (đối với HS trường THCS) sẽ in Giấy giới thiệu cho phép chuyển trường đi sau khi kiểm tra đầy đủ các thủ tục theo qui định.
3.2.2. Chuyển trường đến:
- Đơn vị quản lý tiếp nhận học sinh chuyển trường đến kiểm tra hồ sơ, nếu đầy đủ và đồng ý tiếp nhận sẽ mở phần mềm chuyển trường để nhập thông tin học sinh từ địa phương khác chuyển đến (yêu cầu nhập đầy đủ thông tin).
Lưu ý: Sau khi đơn vị nhập thông tin học sinh chuyển đến lên phần mềm, dữ liệu sẽ chuyển về Phòng GDĐT Q/H (đối với HS trường THCS), về Phòng GD Trung học - Sở GDĐT (nếu là HS trường THPT hoặc trường PT nhiều cấp học có cấp THPT).
Sau khi kiểm tra hồ sơ, được Lãnh đạo phê duyệt, Phòng GD Trung học (nếu là HS trường THPT hoặc trường PT nhiều cấp học có cấp THPT), Phòng GDĐT Q/H (đối với HS trường THCS) sẽ thực hiện việc in Giấy giới thiệu chuyển trường đến từ phần mềm và chuyển dữ liệu học sinh về phần mềm quản lý điểm của đơn vị.
Thời điểm bắt đầu thực hiện phần mềm chuyển trường: Từ 20/8/2018. Địa chỉ Đăng nhập phần mềm sẽ thông báo đến các đơn vị trong Hội nghị Tổng kết năm học.
Điều kiện để cập nhật được Danh sách học sinh chuyển đi, chuyển đến trên phần mềm là các đơn vị trường học phải hoàn chỉnh hồ sơ học sinh trên Chương trình quản lý điểm trong Hệ thống dữ liệu chung của thành phố.